Archiviazione documentale efficace: come fare?

Quante volte in un’azienda in crescita si è arrivati al punto di avere delle difficoltà gestionali legate all’archiviazione documentale? Spesso ci sono lunghi procedimenti amministrativi colmi di burocrazia che comportano una gestione documentale accurata, organizzata e ben pensata. Altre volte, invece, è necessario tenere traccia di documenti o fatture all’interno di un archivio.

Vediamo insieme come può essere risolto questo problema.

Software archiviazione documentale

Nel momento in cui all’interno di un’attività viene prodotto un documento di qualsiasi tipo, esso sarà certamente condiviso e archiviato. La prima cosa che ci viene in mente è un enorme e interminabile magazzino sotterraneo pieno di cassetti impolverati e vittime del tempo che passa. Ma i tempi sono cambiati! Oggi esistono dei software gestionali, come Arca Evolution, in grado di tenere traccia dei documenti e delle relative modifiche così da non perdere nulla. Parliamo di sistemi di gestione documentale (DMS).

I DMS (Document Management System) sono software messi a punto per l’organizzazione e la facilitazione dell’archiviazione documentale di un’azienda. Dalla creazione, fino all’emissione e alla modifica di documenti e testi affini. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, l’indicizzazione dei documenti avviene in modo automatico e user friendly per il fruitore.

Esistono versioni che permettono la ricerca e l’archiviazione dei documenti ed esistono soluzioni che ne consentono la conservazione digitale.

Si integrano senza alcun problema con qualsiasi interfaccia grafica a disposizione, così da non creare problemi di malfunzionamenti e/o incompatibilità. Non esistono ostacoli neanche per quanto riguarda i sistemi operativi: da Windows a Mac OS a Linux, per poi passare ad Android a iOS.

Come funzionano

I DMS offrono differenti possibilità all’utente. Potrà essere facilmente rintracciata la data o il testo del documento, che darà il permesso ad altri utenti di fruire dei contenuti. I documenti potranno essere acquisiti via scanner. In questo modo il software rileva i caratteri e tutto ciò che è di vitale importanza (anche errori, qualora fossero presenti). Ovviamente i documenti potranno essere indicizzati e conservati anche pronti per essere trasportati su un nuovo supporto e/o recuperati se ci dovessero essere dei problemi.

Questo tipo di software potrà essere modificato facilmente per poi essere condiviso in modo assolutamente sicuro, permettendo a più utenti di collaborare. Fondamentale è il flusso di lavoro: nel momento in cui viene caricato un documento, potrà essere inviato da un reparto all’altro, così da ottimizzare le tempistiche.

Grazie alle impostazioni di ricerca non sarà difficile risalire a un documento per esaminarlo, modificarlo, pubblicarlo e riprodurlo su file o in modo cartaceo.

È importante non confondere questi fattori di beneficio con un backup. L’operazione di backup consiste nel realizzare una copia di sicurezza dei dati, così da essere accessibili anche in caso di guasti o perdite. Questo sistema è più elastico, deve essere progettato per adattarsi sempre e comunque a qualsiasi tipo di cambiamento senza creare problematiche. Il sistema deve essere il più semplice possibile, così da poter essere utilizzato da chiunque mantenendo il livello di qualità di dati sempre al massimo.

I vantaggi di un software di archiviazione documentale

Al giorno d’oggi è impossibile sperare di portare avanti un’azienda o un ufficio senza un software gestionale che possa garantire un’ottimale e sicura archiviazione documentale.

I vantaggi di un software che possa permettere tutto ciò sono:

• l’ottimizzazione del tempo di lavoro;
• rispetto dell’ambiente, grazie alla possibilità di ridurre il numero di stampe;
• sicurezza del software, il quale garantisce non solo privacy, ma anche la possibilità di trasferire documenti, mantenerne più copie e modificarlo.

Insomma, grazie ai software gestionali è possibile avere un immenso archivio davanti a sé senza dover ricercare documenti in luoghi remoti e spesso inaccessibili. Possono essere utilizzati da qualsiasi tipo di attività e sono di grande aiuto per organizzare il lavoro in azienda. Sono semplici da utilizzare e intuitivi, in modo da permettere anche a un non professionista di utilizzarlo senza dover essere supportato. I software gestionali possono inoltre essere adattati a software già esistenti. In questo modo si può accedere a qualsiasi tipo di dato da qualsiasi piattaforma e dispositivo (PC, smartphone, tablet).

Parliamo dei costi: i costi, come gli spazi di archiviazione, vengono notevolmente ridotti. Questo diventa cruciale per l’azienda, la quale potrà investire il denaro risparmiato in risorse per i dipendenti e per migliorarsi. I costi diventeranno inferiori non solo per l’azienda, ma anche per il pianeta. Quest’ultimo ringrazierà di impiegare meno alberi per la produzione di carta spesso sprecata.

In conclusione, l’archiviazione documentale è un metodo oramai indispensabile per gli uffici e le grandi aziende. Questo mezzo gli permette di fare un passo avanti e dare vita ad una vera e propria rivoluzione degli archivi, sia per l’azienda che per l’ambiente.

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