Conservazione Elettronica Sostitutiva

Cos’è ?

Diversamente dal contesto cartaceo, in ambiente digitale i criteri per una corretta conservazione documentale devono ovviamente essere basati non più sul tipo di supporto, ma sul presidio del contenuto. La conservazione elettronica dei documenti informatici, dunque, è un processo che si serve di soluzioni informatiche (opportunamente articolate per garantire anche il mantenimento del contesto archivistico di riferimento dei documenti) al fine di assicurare a lungo termine il mantenimento del valore giuridico, delle caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l’accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.

Come si fa ?

Nello specifico, il processo di conservazione elettronica deve presidiare sia la cosiddetta bit preservation, cioè la capacità di preservare i bit come erano stati originariamente registrati, ma soprattutto la logical preservation, intesa come la possibilità di comprendere e utilizzare anche in futuro le informazioni contenute nel documento. In argomento, però, occorre precisare che il riferimento al “documento informatico”, ovviamente, non può essere inteso solo in riferimento a un pdf o all’immagine digitale di un documento cartaceo acquisita con lo scanner, ma – in un’ottica dinamica, strutturata e multicanale – sono da considerare documenti informatici anche i flussi informativi di dati giuridicamente rilevanti, ovviamente opportunamente resi statici e immodificabili, anche attraverso sistemi di conservazione.

Quali sono le leggi ?

l Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) afferma chiaramente che gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida (art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

Sempre il CAD stabilisce che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida (art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

Per espressa previsione del comma 10 dell’art. 65 del D.Lgs 217/2017, inoltre, fino all’emanazione di tali Linee guida, restano efficaci le Regole tecniche approvate con DPCM 3 dicembre 2013 (improntate sullo standard ISO 14721, relativo al modello OAIS).

Chi è il responsabile della conservazione ?

Nello specifico, ogni sistema di conservazione deve essere gestito dal Responsabile della conservazione, che può scegliere se effettuare la conservazione all’interno della struttura organizzativa del soggetto Titolare o “affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti pubblici o privati” (Conservatori) che, sulla scorta dell’art. 5 delle Regole tecniche, di cui al DPCM 3 dicembre 2013, offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale[2].

Per l’eventuale procedura di accreditamento dei conservatori, occorre fare riferimento all’art. 29 del CAD, modificato dal D.Lgs. n. 217/2017, il quale prevede che: (…) I soggetti che intendono svolgere l’attività di conservatore di documenti informatici presentano all’AgID domanda di accreditamento, secondo le modalità fissate dalle Linee guida. Tuttavia, anche in attesa di tali Linee guida, attualmente il riferimento per le modalità e i requisiti di accreditamento è rappresentato dalla Circolare AgID n. 65/2014.

Per i documenti informatici fiscalmente rilevanti, inoltre, occorre anche fare riferimento al DMEF 17 giugno 2014, che all’art. 3 richiama espressamente le regole fissate con DPCM 3 dicembre 2013. Tale richiamo deve intendersi valido almeno fino all’entrata in vigore delle Linee guida previste con le recenti modifiche di cui al D.Lgs 217/2017.