Arca Evolution

Il modulo Documenti di Arca Evolution rappresenta il cuore dell’ERP e comprende la gestione e configurazione dei documenti del ciclo attivo e delle vendite (da intestare ai clienti) e passivo (provenienti dai fornitori) quali offerte, ddt, fatture, note di accredito, ecc., la packing list, le procedure di fatturazione puntuale o massiva (di fine mese), l’import/export documenti su file generici, statistiche, documenti esecutivi/non esecutivi, Lotti – Matricole e Commesse.
Nei documenti è possibile memorizzare la storia della matricola, tracciare il lotto articolo, gestire più magazzini e ubicazioni, dichiarare la commessa come denominatore comune del processo.
È possibile disporre di stampe ed analisi dedicate che permettono di avere la situazione sempre sotto controllo.
Listini, sconti, promozioni e provvigioni agenti sono combinabili a piacere attraverso un sofisticato motore di impostazione delle politiche di vendita (Expression Builder).
È possibile assegnare magazzini/ubicazioni per riga documento.
Comprende la gestione dell’anagrafica degli articoli, con relative famiglie, categorie, codici alias ed alternativi, dati utili per le valorizzazioni di magazzino, tipizzazioni ed immagini.
Nel modulo documenti è compresa la gestione dello scadenzario fino all’emissione degli effetti.

Fatturazione Elettronica PA e Privati (ex FEPA) è il modulo di Arca Evolution che permette di gestire in maniera automatica e organizzata l’intero flusso delle fatture verso la Pubblica Amministrazione. Si rivolge a tutte le Aziende che hanno rapporti con la PA che, per esigere il pagamento, dovranno attenersi alla nuova procedura prevista per l’invio e la trasmissione delle fatture in formato XML.

Arca DMS (Document Management System) è la soluzione che permette di archiviare puntualmente, attraverso un sofisticato sistema di catalogazione, tutti i documenti che un’azienda gestisce attraverso il proprio gestionale (ddt, fatture passive, documenti vari, stampe fiscali, etc.) ed in qualsiasi formato (.xml, .pdf, .xlsx, .docx, .txt, e-mail, ecc.).
Gli utenti del gestionale, tramite una comoda funzione di ricerca, possono recuperare e visualizzare in modo comodo e veloce quanto allegato senza dover cercare sugli archivi cartacei o sul proprio file system.
Questo modulo di Arca Evolution, inoltre, permette l’archiviazione delle fatture emesse in formato elettronico e la gestione delle varie notifiche legate al dialogo con lo SDI e con la PA.

A fronte di ordini clienti, ordini a fornitore già emessi, merce a magazzino, scorte minime e lotti minimi, la Programmazione Acquisti di Arca Evolution elabora i dati per emettere proposte di acquisto appropriate che accorpano i quantitativi per prodotto, calcolando la data ordine in modo da consegnare ai clienti in tempo senza l’accumulo di inutili scorte di magazzino. Consente al responsabile della programmazione acquisti di muoversi in modo interattivo tra le richieste dei clienti (Ordini Clienti), la disponibilità di merce già a magazzino, gli ordini a fornitore già emessi e i tempi di approvvigionamento, per verificare l’effettiva manutenibilità degli impegni presi con i clienti (rispetto delle date di consegna e dei quantitativi richiesti) ed eventualmente intervenire, laddove necessario, modificando le date di consegna, i quantitativi ordinati, i livelli di scorta.

Arca GP (Gestione Processi) è la soluzione di Arca Evolution dedicata alle PMI di qualsiasi settore industriale e commerciale che consente di organizzare i processi interni extra contabili dell’azienda. La soluzione permette di gestire in modo centralizzato e condiviso tutte le attività di carattere commerciale, amministrativo e di assistenza, che ruotano intorno al cliente. Arca GP offre all’azienda una visione completa sull’andamento delle relazioni con i propri clienti e fornitori. Tutte le attività, gestite oggi a vista o attraverso mail o fogli di Excel, con Arca GP possono essere organizzate e strutturate, assegnate alle persone in base al loro ruolo ed all’area funzionale in cui lavorano, riferite al cliente, al potenziale cliente o al fornitore con cui si sta operando. I posti di lavoro sono indipendenti da quelli di Arca Evolution purché non siano ad essi superiori Principali funzionalità:
• Gestione dei potenziali clienti (Prospect)
• Importazione dati dei “Prospect” da Excel
• Gestione dei contatti dei Clienti/Fornitori e Prospect (CFP)
• Gestione delle attività commerciali, marketing, amministrative e di assistenza sui clienti
• Archiviazione documenti per processo e attività
• Archiviazione delle email per attività
• Elenco attività per operatore
• Promemoria attività (stile Outlook)
• Creazione di processi (workflow) per aree aziendali
• Creazione gruppi clienti a cui inviare email promozionali e commerciali personalizzate tramite processi automatizzati
• Dashboard web con indici di performances dei processi aziendali
• Utilizzo in mobilità (mediante browser web)

Il modulo Budget Commerciale di Arca Evolution è lo strumento indispensabile per impostare gli obiettivi di vendita e di acquisto che ogni azienda si pone o richiede ai propri venditori, al fine di orientare i risultati di business. Permette di monitorare target ed obiettivi assegnati, grazie ad un confronto con i documenti. Sono possibili inserimenti di Budget per Agenti, per Zona, per Settore, Famiglia e Categoria dei Clienti, nonché Famiglia, Categoria e Marca relativamente agli Articoli. Questi obiettivi a loro volta possono avere una ulteriore frammentazione della composizione al fine di orientare i risultati di vendita o acquisto. Gli obiettivi di budget restano memorizzati in tutte le loro revisioni. Grazie alla tabella di configurazione mensile, l’operatore sarà facilitato al primo inserimento del budget che vedrà in questo modo il valore globale in automatico spalmato sui vari mesi. Successivamente sarà possibile la duplicazione di una revisione o altresì, l’importazione di un budget da foglio Excel. Il Budget è applicabile anche nel monitoraggio degli acquisti. I report di analisi relativi sono disponibili all’interno dell’apposita voce del Cruscotto.