Quando si parla di crescita aziendale e aumento del fatturato, è inevitabile fare riferimento al budget commerciale. Questo è una parte fondamentale, da non sottovalutare, per lo sviluppo di un’azienda. La definizione di questo tipo di budget, preciso e ben delineato, aiuta a fissare un obiettivo chiaro su cui potersi concentrare per lavorare al meglio.

Per approfondire il tema di ottimizzazione in ambiente lavorativo, leggi anche: “Come organizzare il lavoro in azienda“.

Budget commerciale: definizione

Il budget commerciale è una componente del budget economico, che determina l’attività e gli obiettivi dell’azienda. Questo gioca un ruolo fondamentale per il fatturato dell’azienda: il suo scopo, infatti, è quello di fornire un quadro completo sui ricavi e i costi relativi alla vendita dei propri prodotti.

È importante non sottovalutare tre importanti fattori per la realizzazione di un budget commerciale:

• la situazione del mercato, specialmente della domanda;
• gli attuali trend che interessano il settore merceologico dell’azienda, i suoi prodotti e i relativi consumatori;
• gli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere (cosa, quanto e quando).

Più il budget commerciale sarà accurato, maggiori saranno le possibilità di raggiungere i traguardi prefissati. Esistono strumenti in grado di aiutare le aziende nella sua realizzazione, come i software gestionali.

Software gestionale per budget aziendale

Il miglior software gestionale per budget commerciale è senza dubbio Arca Evolution. Questo software, infatti, ha numerosi moduli dedicati alle più svariate attività. Uno di questi si chiama proprio Budget Commerciale e permette di monitorare target e obiettivi assegnati per orientare risultati di business tangibili.

Grazie al modulo Budget Commerciale di Arca Evolution è possibile inserire obiettivi di budget per agenti, per zona, per settore, per famiglia, per categoria, per categoria dei clienti, per marca relativamente agli articoli e non solo. Una volta inseriti, gli obiettivi di budget vengono memorizzati in tutte le loro revisioni proprio per semplificare la vita di coloro che andranno a consultare tali informazioni. Queste revisioni potranno anche essere duplicate in un secondo momento.

Il modulo Budget Commerciale ha una tabella di configurazione mensile in cui poter visualizzare in modo chiaro e semplice gli obiettivi di budget che sono stati inseriti mese per mese. Una funzione molto apprezzata dai nostri clienti è la possibilità di importare un budget da un foglio Excel.

Perché scegliere Arca Evolution

Nel paragrafo precedente abbiamo elencato le funzioni e i vantaggi del modulo Budget Commerciale. Questo è solo uno dei molti motivi per cui scegliere di passare ad Arca Evolution. Questo software gestionale è molto versatile: i suoi moduli consentono la risoluzione dei problemi che ogni capo d’azienda si ritrova a fronteggiare, e la semplificazione delle mansioni quotidiane e ricorrenti (come, appunto, la realizzazione di un budget di questo tipo).

Tra i moduli di Arca Evolution più apprezzati troviamo:

• archiviazione documentale, che permette di archiviare qualsiasi documento aziendale attraverso un sofisticato sistema di catalogazione;
• gestionale magazzino, in grado di coprire a 360 gradi le esigenze delle aziende con la gestione del proprio magazzino (perfettamente integrabile con gli ecommerce), dalle giacenze agli indici di rotazione;
• vendita al banco, il modulo che rende Arca Evolution un perfetto software gestionale per negozi. Permette di registrare gli scontrini di vendita e stamparli, con contabilizzazione automatica;
• Fatturazione elettronica passiva e fatturazione elettronica PA e privati, due moduli in grado di gestire con facilità le fatture elettroniche di ogni genere (per approfondire l’argomento, leggi l’articolo: “Come funziona la fatturazione elettronica”).

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Un software gestionale per impiantisti è veramente utile o è uno spreco di risorse?

Tutte le aziende impiantiste hanno un comune denominatore: lavorano a commessa e su diversi cantieri anche in contemporanea. Le attività per la gestione dei lavori quindi si moltiplicano ed il coordinamento organizzativo diventa fondamentale. A questo punto entra in gioco il software gestionale per impiantisti che altro non è che un software per la gestione integrata di tutti i comparti gestionali aziendali: dal personale, al magazzino, alle scadenze, al fatturato ecc.

Per un imprenditore che deve dividersi tra l’ufficio e il cantiere e che spesso deve occuparsi in prima persona delle fasi operative più delicate di una commessa, la possibilità di usufruire di un software gestionale per impiantisti, capace di fornire dati in tempo reale relativi alla situazione di ogni commessa, rappresenta un vantaggio competitivo notevole. I software gestionali dedicati hanno un’integrazione verticale all’interno dell’azienda e perciò devono avere delle caratteristiche specifiche per rispondere alle esigenze del settore.

Un software integrato verticalmente

Un software gestionale per impiantisti è un software verticale. Ciò significa che è specifico per questo tipo di attività e consente un controllo delle commesse e dei cantieri anche a distanza, grazie ai dispositivi mobili.

I dati inseriti sono normalizzati su base aziendale e tutti gli utenti possono inserire le informazioni relative al proprio lavoro all’interno dell’organizzazione. Questo aspetto consente di ridurre i tempi relativi alla raccolta delle informazioni provenienti dai diversi cantieri poiché tutti i collaboratori comunicano in tempo reale con il software gestionale aggiornando di volta in volta i dati relativi al proprio lavoro.

Con un software gestionale per impiantisti, quindi, si ha sempre sott’occhio la situazione relativa allo Stato di Avanzamento dei Lavori (SAL) di ogni commessa, fornendo gli strumenti più adeguati per una più corretta gestione delle attività del personale.

Il continuo flusso dei dati permette di intervenire tempestivamente qualora dovessero riscontrarsi delle anomalie, riuscendo così a ridurre dei costi dovuti alla cattiva gestione di fornitori, magazzino ecc.

Come si sceglie un software gestionale per impiantisti

Quali devono essere le caratteristiche di un software gestionale per impiantisti? Come già detto, è necessario che questi software abbiano una certa specificità permettendo una gestione del lavoro di cantiere oltre a quella classica di tipo amministrativo e contabile. Ciò include anche la semplicità di utilizzo del software. Le persone che dovranno interfacciarsi con questo tipo di piattaforma hanno una formazione tecnica ben specifica per svolgere il loro lavoro, che non include una preparazione informatica di alto livello. Perciò la scelta migliore ricade sicuramente su sistemi caratterizzati da una certa facilità di utilizzo con procedure non complicare e semplici da apprendere.

Trattandosi di un investimento sia in termini economici che di competenze un altro degli elementi da valutare è la velocità di obsolescenza del software e la possibilità di aggiornarlo rispetto all’evolversi della tecnologia. A tal fine si deve puntare verso sistemi web-oriented, ma anche integrati con i sistemi mobili e aperti alle interconnessioni con le altre tecnologie.

Un software verticale come eAssistance aiuterà gli impiantisti ad automatizzare gli interventi tecnici. Il software ha molte funzioni, alcune delle quali sono:

• pianificare gli interventi e gestirne lo storico;
• coordinare i tecnici e assegnargli diverse attività;
• gestire sedi, impianti e molto altro.

Le funzionalità di un software gestionale per impiantisti

Visto che il fulcro del lavoro degli impiantisti è rappresentato dalle commesse è attorno ad esse che si concentra maggiormente l’attenzione di chi vuole gestire in maniera efficiente la propria azienda. Le informazioni devono essere molto precise e devono riguardare le attività operative da svolgere in cantiere ma anche supportare tutta la fase burocratica relativa ai documenti come preventivi, formulari, fatturazione ecc.

La gestione dei fornitori è un passaggio fondamentale soprattutto per la gestione dei costi. Un software efficiente deve essere in grado di aggiornare in maniera automatica i listini e gestire tutto il processo di acquisto al fine di sfruttare le condizioni migliori presenti sul mercato.

Il materiale acquistato transita per il magazzino, dunque la corretta gestione delle scorte, oltre a consentire un abbattimento dei costi, riesce anche ad ottimizzare i tempi di lavoro gestendo efficacemente la movimentazione dei materiali per quanto riguarda i carichi, gli scarichi, gli invii e il ritiro delle merci dal cantiere.

Inoltre la gestione e il calcolo relativo agli acquisti permette di avere informazioni relative alla rotazione delle giacenze di magazzino e del livello delle scorte.

La gestione delle commesse è molto importante ed è una funzionalità imprescindibile per un software di questo genere. Questa operazione è facilmente gestibile grazie a un software gestionale come Arca Evolution. Le informazioni che riguardano le attività da eseguire con il relativo materiale necessario, o gli interventi di manutenzione, la manodopera impiegata, lo stato di avanzamento dei lavori e soprattutto i tempi di realizzazione degli stessi sono molto preziose e possono rappresentare la differenza tra attività che producono un buon margine e commesse in perdita.

Un software gestionale per impiantisti deve essere utilizzabile anche da dispositivi mobili. Come già detto, un flusso di dati aggiornato in tempo reale rappresenta un vantaggio competitivo, tuttavia trattandosi di un lavoro svolto sul campo, lontano dall’ufficio, poter aggiornare i dati da smartphone o tablet è molto importante. Infatti in questo modo è possibile inserire rapporti riguardo il lavoro svolto e consultare allo stesso tempo i dati della commessa oltre a quelli economici.

La gestione della fatturazione in un momento storico come questo è quanto mai importante. Infatti, dopo l’introduzione della fatturazione elettronica, un software gestionale che si rispetti deve essere capace di gestire la fatturazione elettronica attiva e passiva e soprattutto occuparsi dell’invio anche ai clienti del documento contabile.

Conclusioni

Un software gestionale per impiantisti è un sistema progettato appositamente per coloro che operano nel settore degli impianti idraulici o elettrici in grado di associare il lavoro sul campo alla gestione amministrativa delle attività. Che sia un sistema integrato (soprattutto con i dispositivi mobili), verticale e aperto sono delle caratteristiche indispensabili per un sistema informativo aziendale per cui valga la pena investire.

Leggi anche: “Cos’è un sistema ERP aziendale e perché è così importante“.

Quante volte in un’azienda in crescita si è arrivati al punto di avere delle difficoltà gestionali legate all’archiviazione documentale? Spesso ci sono lunghi procedimenti amministrativi colmi di burocrazia che comportano una gestione documentale accurata, organizzata e ben pensata. Altre volte, invece, è necessario tenere traccia di documenti o fatture all’interno di un archivio.

Vediamo insieme come può essere risolto questo problema.

Software archiviazione documentale

Nel momento in cui all’interno di un’attività viene prodotto un documento di qualsiasi tipo, esso sarà certamente condiviso e archiviato. La prima cosa che ci viene in mente è un enorme e interminabile magazzino sotterraneo pieno di cassetti impolverati e vittime del tempo che passa. Ma i tempi sono cambiati! Oggi esistono dei software gestionali, come Arca Evolution, in grado di tenere traccia dei documenti e delle relative modifiche così da non perdere nulla. Parliamo di sistemi di gestione documentale (DMS).

I DMS (Document Management System) sono software messi a punto per l’organizzazione e la facilitazione dell’archiviazione documentale di un’azienda. Dalla creazione, fino all’emissione e alla modifica di documenti e testi affini. Grazie a un’interfaccia semplice e intuitiva, l’indicizzazione dei documenti avviene in modo automatico e user friendly per il fruitore.

Esistono versioni che permettono la ricerca e l’archiviazione dei documenti ed esistono soluzioni che ne consentono la conservazione digitale.

Si integrano senza alcun problema con qualsiasi interfaccia grafica a disposizione, così da non creare problemi di malfunzionamenti e/o incompatibilità. Non esistono ostacoli neanche per quanto riguarda i sistemi operativi: da Windows a Mac OS a Linux, per poi passare ad Android a iOS.

Come funzionano

I DMS offrono differenti possibilità all’utente. Potrà essere facilmente rintracciata la data o il testo del documento, che darà il permesso ad altri utenti di fruire dei contenuti. I documenti potranno essere acquisiti via scanner. In questo modo il software rileva i caratteri e tutto ciò che è di vitale importanza (anche errori, qualora fossero presenti). Ovviamente i documenti potranno essere indicizzati e conservati anche pronti per essere trasportati su un nuovo supporto e/o recuperati se ci dovessero essere dei problemi.

Questo tipo di software potrà essere modificato facilmente per poi essere condiviso in modo assolutamente sicuro, permettendo a più utenti di collaborare. Fondamentale è il flusso di lavoro: nel momento in cui viene caricato un documento, potrà essere inviato da un reparto all’altro, così da ottimizzare le tempistiche.

Grazie alle impostazioni di ricerca non sarà difficile risalire a un documento per esaminarlo, modificarlo, pubblicarlo e riprodurlo su file o in modo cartaceo.

È importante non confondere questi fattori di beneficio con un backup. L’operazione di backup consiste nel realizzare una copia di sicurezza dei dati, così da essere accessibili anche in caso di guasti o perdite. Questo sistema è più elastico, deve essere progettato per adattarsi sempre e comunque a qualsiasi tipo di cambiamento senza creare problematiche. Il sistema deve essere il più semplice possibile, così da poter essere utilizzato da chiunque mantenendo il livello di qualità di dati sempre al massimo.

I vantaggi di un software di archiviazione documentale

Al giorno d’oggi è impossibile sperare di portare avanti un’azienda o un ufficio senza un software gestionale che possa garantire un’ottimale e sicura archiviazione documentale.

I vantaggi di un software che possa permettere tutto ciò sono:

• l’ottimizzazione del tempo di lavoro;
• rispetto dell’ambiente, grazie alla possibilità di ridurre il numero di stampe;
• sicurezza del software, il quale garantisce non solo privacy, ma anche la possibilità di trasferire documenti, mantenerne più copie e modificarlo.

Insomma, grazie ai software gestionali è possibile avere un immenso archivio davanti a sé senza dover ricercare documenti in luoghi remoti e spesso inaccessibili. Possono essere utilizzati da qualsiasi tipo di attività e sono di grande aiuto per organizzare il lavoro in azienda. Sono semplici da utilizzare e intuitivi, in modo da permettere anche a un non professionista di utilizzarlo senza dover essere supportato. I software gestionali possono inoltre essere adattati a software già esistenti. In questo modo si può accedere a qualsiasi tipo di dato da qualsiasi piattaforma e dispositivo (PC, smartphone, tablet).

Parliamo dei costi: i costi, come gli spazi di archiviazione, vengono notevolmente ridotti. Questo diventa cruciale per l’azienda, la quale potrà investire il denaro risparmiato in risorse per i dipendenti e per migliorarsi. I costi diventeranno inferiori non solo per l’azienda, ma anche per il pianeta. Quest’ultimo ringrazierà di impiegare meno alberi per la produzione di carta spesso sprecata.

In conclusione, l’archiviazione documentale è un metodo oramai indispensabile per gli uffici e le grandi aziende. Questo mezzo gli permette di fare un passo avanti e dare vita ad una vera e propria rivoluzione degli archivi, sia per l’azienda che per l’ambiente.

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Il cliente è al centro di ogni azienda; per questo è fondamentale garantirgli sempre il massimo supporto, grazie a strumenti come i software gestione interventi tecnici.

La fama e l’apprezzamento di una azienda si basano, principalmente, sulla sua affidabilità. Questa importante prerogativa non viene determinata solo dalla qualità effettiva dei sui prodotti, ma anche dalla qualità dell’assistenza tecnica che viene offerta al cliente. Se gli viene fornita una soluzione adeguata, in grado di risolvere in tempo rapido la problematica riscontrata, la sua fiducia aumenterà.

Interventi tecnici: la base della fiducia del cliente

Oltre ad uno strutturato reparto vendite, una azienda di successo deve garantire una buona efficienza del reparto assistenza tecnica. Abbiamo visto infatti quanto questo settore risulti determinate nel decretare la conferma, o la smentita, dell’affidabilità e della qualità di un’azienda. Gli interventi tecnici stanno diventando una vera e propria parte integrante del prodotto, che viene indirettamente venduta durante il suo acquisto. Grazie a questo piccolo ma importante tassello, è possibile instaurare relazioni di fiducia, anche molto lunghe, con i propri clienti.

Negli ultimi anni le aziende stanno facendo a gara sul coccolare il cliente. Non ci si riferisce più solo al processo di produzione e vendita, ma anche a quello di assistenza e di intervento. L’assistenza tecnica, in uno scenario come questo, assolve ad un ruolo importantissimo. È per questa ragione che un software gestione interventi tecnici può aiutare l’azienda a diventare particolarmente efficiente.

Quali sono le criticità dell’assistenza e degli interventi tecnici?

Nel caso in cui gli interventi tecnici non vengano correttamente gestiti, l’immagine dell’azienda potrebbe risentirne. Essa potrebbe essere etichettata come inefficiente o noncurante nei confronti dei clienti già acquisiti. Per evitare tutto ciò, sarebbe consigliabile curare in modo particolare alcuni punti critici, come ad esempio la rete stessa dell’assistenza.

Nel caso in cui essa venga erogata con modalità di gestione esterna, mediante cioè CAT, e non da tecnici interni, è necessario curare in modo dettagliato la comunicazione tra i vari dipartimenti, in modo tale che il cliente sia in grado di risolvere il problema riscontrato con il suo prodotto o servizio nel minor tempo possibile. Oltre a questo è bene che, all’interno di un centro assistenza tecnica venga eseguita:

• una adeguata programmazione ed assegnazione degli interventi;
• una efficiente gestione degli interventi e delle risorse umane;
• una comunicazione interna efficace.

Software gestione interventi tecnici

Nelle piccole aziende, spesso, alla base di una assistenza tecnica performante vi è un’organizzazione semplificata, gestita all’interno dell’azienda. Quando il volume delle vendite inizia ad aumentare, l’organizzazione portata avanti dagli organi interni all’azienda non è più sufficiente. A questi livelli è necessario un sistema in grado di avere una visione d’insieme delle richieste e delle esigenze aziendali. L’introduzione di software gestione interventi tecnici ha permesso di ottimizzare in modo incredibile tutti i processi relativi all’assistenza, sia per il cliente che per il lavoratore.

Un software gestione interventi tecnici funziona come un grande organizzatore. Esso è in grado di gestire non solo la comunicazione fra i dipartimenti di questo settore, ma anche di automatizzare l’intero processo di assistenza tecnica: dalla gestione della chiamata, all’assegnazione dei tecnici, fino alla fatturazione del rapporto d’intervento. Insomma, è in grado di migliorare la qualità del servizio e l’organizzazione degli interventi.

Perché usare un software gestione interventi tecnici?

Scegliere di utilizzare questo sistema è, senza dubbio, il modo migliore per efficientare un ramo dell’azienda cruciale nel determinare la fiducia del cliente, secondo le svariate ragioni che abbiamo appreso in precedenza. Inserire all’interno della propria azienda un software come questo è il modo migliore per garantire il miglioramento della qualità del servizio proposto, abbattendone i costi di gestione. Con l’ottimizzazione dei processi, la gestione dell’assistenza tecnica andrà ad avere un costo complessivo inferiore, facendo aumentare la fiducia del cliente. Esistono software gestionali per tutte le esigenze professionali: dall’analisi dati, al magazzino e alla conservazione sostitutiva fatture elettroniche.

Scegliere di investire in un software gestione interventi tecnici come eAssistance vuol dire andare a promuovere, pubblicizzare, efficentare, la propria azienda. Uno strumento semplice, efficace, e perforante, che sarà in grado di ottimizzare un settore chiave dell’economia aziendale e della gestione del rapporto con il cliente finale.

Una consulenza IT potrà aiutarti a scegliere il giusto software gestionale per la tua azienda.

Il backup su cloud è un’operazione fondamentale, sia per le aziende che per i privati, per tenere al sicuro i propri dati da ogni imprevisto: rottura o furto dei propri dispositivi, virus e malware rischiano di far perdere in modo definitivo informazioni importanti da computer, smartphone e tablet.

Il backup consiste in una copia di sicurezza di tutto ciò che si trova nella memoria di un dispositivo, che verrà archiviata e salvata su una memoria esterna. Questo duplicato può tornare utile anche nel caso in cui venga cancellato un file per errore e ci sia il bisogno di recuperarlo. Inoltre, ti permette di liberare spazio dai vari dispositivi mettendo i tuoi dati in un luogo sicuro a loro dedicato.

Tipi di backup

Il backup può essere effettuato in due modi:

• Backup su un dispositivo fisso; i dati vengono salvati su un hard disk esterno o una pen drive. Questa opzione è molto diffusa ma è anche poco sicura, perché si corre il rischio che l’apparecchio in cui abbiamo creato il salvataggio di riserva possa danneggiarsi accidentalmente o essere smarrito.
• Backup su cloud; i dati vengono archiviati su un “cloud”, ovvero uno spazio di archiviazione online dedicato. Questa opzione è molto più sicura perché tutela il proprietario dei dati da perdite, furti e smarrimento e non lo obbliga a portare sempre con sé l’oggetto fisico su cui ha salvato i propri dati. Il cloud può essere consultato da ogni dispositivo che abbia una connessione a internet.

Perché e quando fare il backup su cloud

Soprattutto per le aziende, è di grande importanza eseguire un backup periodico dei file e delle cartelle per evitare di smarrire dati e informazioni che possono comportare perdite economiche più o meno grandi. Inoltre, un backup su cloud permetterà a tutti i dipendenti di accedere alle stesse informazioni dai propri dispositivi. È possibile richiedere una consulenza IT con un esperto per farsi suggerire la soluzione migliore in base alle esigenze aziendali.

Per i privati, il backup su cloud è un’ottima scelta nel caso in cui si voglia liberare un po’ di memoria dai dispositivi personali: foto e video sono ricordi preziosi ma anche pesanti! Questa soluzione permette anche di creare uno spazio di archiviazione comune tra computer, tablet e telefono in cui poter salvare qualsiasi file.

Come proteggere i propri dati

Oltre al backup su cloud, ci sono altre semplici azioni che puoi effettuare per mantenere al sicuro i tuoi dati:

• Assicurati che il sistema operativo e il software dei tuoi dispositivi siano costantemente aggiornati. Questo perché i nuovi aggiornamenti includono miglioramenti sulla sicurezza del dispositivo volti alla sua protezione.
• Usa un buon antivirus. Non tutti gli antivirus offrono lo stesso livello di protezione, quindi è importante scegliere bene in base alle proprie esigenze. Un’azienda avrà una quantità di dati sensibili nettamente superiore a quella di un privato e di conseguenza avrà bisogno di un software che gli garantisca una protezione maggiore.
• Esegui periodicamente una scansione antivirus sul tuo dispositivo per verificarne lo stato di salute e l’eventuale presenza di virus o malware.
• Diffida delle email inviate da contatti che non conosci. La casella email è il luogo in cui proliferano la maggior parte dei virus: fai molta attenzione ai messaggi che ricevi, analizzali attentamente prima di aprirli ed evita di cliccare su link o scaricare allegati inviati da mittenti sconosciuti.
• Fai attenzione ai popup delle pagine web. Spesso, navigando in siti poco sicuri, è possibile imbattersi in finestre popup poco affidabili. In questo caso, cerca di chiudere il popup e valuta se continuare a navigare su quel sito.

Per aumentare ulteriormente la sicurezza dei tuoi dati, assicurati di cambiare regolarmente le password scegliendo combinazioni di lettere, numeri e simboli che non siano facilmente collegabili alla tua persona o alla tua attività.