Si sente sempre più spesso parlare della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma in cosa consiste praticamente? Essa non è altro che una procedura informatica introdotta da non molto tempo, in grado di sostituire del tutto un documento cartaceo. Questo vuol dire che le aziende non dovranno più preoccuparsi di stampare e conservare pile di documenti. In questo articolo spiegheremo nel dettaglio tutto ciò che riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Che cos’è la conservazione sostitutiva fatture elettroniche e perché si applica?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è stata introdotta con una normativa, che si ritrova nel Codice Civile, dove viene specificato che tutte le scritture contabili ed eventuali fatture, anche elettroniche, devono essere conservate per 10 anni.

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche sempre a proteggere nel tempo tutti i dati informatici e possiede delle caratteristiche che saranno elencate di seguito:

• Integrità: le fatture elettroniche possono rimanere completamente integre, in questo modo si ha la certezza che nessuno abbia potuto modificare il documento.
• Autenticità: i documenti che vengono redatti al computer risultano molto più autentici e sono soggetti a modifiche.
• Leggibilità: la qualità del documento resta comunque molto elevata anche se conservata per tanti anni.
• Sicurezza: al momento le fatturazioni elettroniche sono le più sicure e la visualizzazione è sempre leggibile.
• Reperibilità: i documenti possono essere reperibili facilmente attraverso una semplice ricerca, quindi non si dovranno più possedere dei grandi libri contabili.

Come devono essere conservate le fatture elettroniche?

Con le ultime normative anche le fatture elettroniche devono essere sottoposte a conservazione, ma fortunatamente esistono dei metodi molto semplici ed efficaci da mettere in atto. L’agenzia delle entrate mette a disposizione di tutti un sistema gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche, anche se si limita solo a quest’ultime e non include anche i registri e tutti i documenti contabili come prevede la normativa.

In tantissimi casi, le aziende utilizzano dei software che forniscono dei sistemi certificati per la fatturazione elettronica e conservano anche tutti i documenti e le notifiche, come Arca Evolution. Il complesso processo di conservazione, in questo modo, può avvenire in maniera automatica e non c’è bisogno di assumere una persona competente.

Tuttavia, la legge stabilisce che chi possiede una partita IVA deve conservare le fatture elettroniche in documenti: pdf, jpeg o txt.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche tramite software di fatturazione

Con l’obbligo della fatturazione elettronica molte aziende di sviluppo dei software hanno messo a punto dei veri e propri programmi di fatturazione che sono in grado di integrare in maniera automatica tutte le ricevute delle fatture ricevute e non solo, con la possibilità di sviluppo personalizzato in base alle esigenze.

In questo modo la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche avviene in maniera automatica e non necessità costantemente dell’intervento dell’utente.

Ogni azienda può decidere se archiviare tutti i documenti attraverso un unico software, oppure avvalersi di più piattaforme specifiche.

Questi software non solo conservano i documenti, ma ne preservano anche i fini legali e quindi risultano validi e sicuri al 100%. Ogni fattura elettronica che viene mandata in conservazione deve necessariamente possedere una firma elettronica, che ha la stessa validità di una firma tradizionale e inoltre deve possedere una marca da bollo temporale per poter risultare totalmente in regola.

Chi è obbligato a conservare le fatture elettroniche?

Per la legge chiunque emetta delle fatture elettroniche deve conservarle a prescindere dal settore in cui opera. Tuttavia sono stati identificati alcuni proprietari di aziende, in possesso di regolare partita IVA, che sono stati esonerati dall’obbligo di conservare le fatture elettroniche:

• Tutte le associazioni sportive dilettantistiche che in un anno hanno guadagnato una cifra complessiva fino a 65.000 euro.
• Medici, infermieri e gli operatori sanitari se già hanno trasmesso i dati al sistema di Tessera Sanitaria.
• Le imprese che fatturano servizi destinati a persone che non sono residenti in Italia o extra-comunitari.
• Tutti i piccoli produttori agricoli che possiedono una piccola impresa.
• Lavoratori che operano nel regime forfettario.
• Lavoratori che operano nel regime di vantaggio.

Le categorie su cui non vige un obbligo bisogna necessariamente elencarle siccome molte aziende possono trovarsi in una sorta di limbo e non sapere cosa fare. Ad ogni modo tutti gli altri professionisti che non appartengono ai settori sopra citati, hanno l’obbligo di conservare tutte le fatture elettroniche.

Conclusione

La fatturazione elettronica non diminuisce la mole di lavoro delle aziende, ma la gestione può essere di gran lunga semplificata. La digitalizzazione dei documenti porta con sé moltissimi vantaggi, soprattutto se si parla di grandi realtà in cui le fatture da gestire sono veramente tante. Infine, anche i costi vengono dimezzati in quanto non bisogna stampare alcun documento.

Con il costante sviluppo della tecnologia, e nello specifico di Internet, il termine e-commerce ha preso sempre più piede nella società, diventando ormai un vero e proprio punto di riferimento per aziende e non solo. L’e-commerce è la versione virtuale di mercatini, negozi ecc., che consente di mettere in mostra ed in vendita i propri prodotti sul vasto mondo del web. I pregi di ciò sono numerosi: bacino d’utenza esponenzialmente aumentato, orari illimitati, con il sito sempre attivo che permette al cliente di acquistare a qualsiasi ora, software appositi di gestione delle giacenze e spedizioni, garanzie e recensioni positive ricevute da clienti che aumentano la fiducia verso l’azienda e molte altri.

Appare evidente dunque come sia fondamentale integrare la vendita online all’interno di un’azienda. Sempre più persone preferiscono acquistare online piuttosto che girare per ore ed ore negozi e centri commerciali. Una recente ricerca svolta negli Stati Uniti, infatti, evidenzia che il 51% della popolazione acquista ormai esclusivamente sui siti di retail online, e si ipotizza che nel corso del prossimo anno questa percentuale salirà al 67%. Nonostante ciò, molte aziende non comprendono ancora l’importanza dell’e-commerce, e non ci puntano fortemente, con conseguente perdita di punteggio rispetto ad altre concorrenti.

Alla luce di tutto ciò, si può affermare che il futuro delle aziende sarà riposto quasi completamente nell’e-commerce, ma non solo. È necessario integrarlo correttamente nel proprio sistema azienda, per avere effettivi benefici e non rischiare di aver svolto una mossa inutile e controproducente.
La digitalizzazione dei processi aziendali è sempre più indispensabile alla sopravvivenza di un’impresa, deve essere svolta completamente ed a 360°. Un esempio è l’utilizzo e l’ottimizzazione di tutti i processi gestionali. In ogni azienda è necessario individuare i processi che possono essere automatizzati, per limitare al massimo l’intervento umano ed allo stesso tempo velocizzare, e non di poco, le operazioni. Scopriamo di più in merito.

L’importanza dell’integrazione e-commerce gestionale

ERP è l’acronimo di Enterprise resource planning, un software che integra tutti i processi di business rilevanti per l’azienda (contabilità, vendite, magazzino) in un unico punto di gestione. Racchiude quindi tutte le operazioni da svolgere in azienda, che non dovranno essere svolte da apposite figure professionali bensì tramite specifici software, con una notevole rapidità di esecuzione. Altri benefici che possiede un software gestionale per l’azienda sono la sicurezza delle operazioni, l’unicità della base dati, l’accessibilità intuitiva a tutti gli utenti, le numerose funzionalità disponibili. Vediamo alcuni esempi:

• Il software gestionale consente di avere sempre a disposizione vari documenti riguardanti ordini e successive spedizioni fatte tramite il sito e-commerce. Avere le fatture già pronte da mandare poi alla PA permette di risparmiare una notevole quantità di tempo;
• Il programma permette di gestire le spedizioni e i resi, e se integrato con la piattaforma e-commerce diventa uno strumento indispensabile e di grande utilità. Ogni volta che viene fatto un ordine sul sito, infatti, il software si aggiorna automaticamente, senza intervento manuale, mostrando la fattura in questione, aggiornando la lista degli ordini ecc.;
• Il gestionale divide l’anagrafica clienti in quella della fatturazione e quella della spedizione. L’anagrafica è unica e univoca mentre l’indirizzo di spedizione può cambiare. Un cliente, infatti, può acquistare un oggetto pagando ed indicando un apposito indirizzo di fatturazione, ma farsi consegnare l’ordine in un altro indirizzo. Una corretta integrazione, infatti deve prevedere ciò, ovvero che lo stesso cliente può avere necessità di ricevere la merce in più luoghi. Sarà compito del software gestionale associare l’indirizzo di fatturazione all’indirizzo di spedizione, anche se diversi.

Queste sono alcune delle principali utilità che possiede il collegamento tra l’e-commerce ed il gestionale aziendale. L’utilità principale riguarda però la fase di spedizione e le giacenze in magazzino. Il software attua costantemente una sincronizzazione automatica delle disponibilità di prodotti nel magazzino, avvisando sull’e-commerce in tempi rapidi. Questa funzione prevede che il gestionale esporti un file contenente per ogni articolo l’indicazione della giacenza. Se, per esempio, sono rimasti nel magazzino dieci smartphone, e vengono comprati tutti, sull’e-commerce apparirà la dicitura “Attualmente non disponibile” o “Esaurito”.

Quando poi l’azienda effettuerà l’ordine del device da un fornitore ed esso verrà registrato sul software gestionale, automaticamente apparirà sul sito la nuova disponibilità.

Il sistema ERP aziendale assume dei tratti fondamentali all’interno di un’impresa che mira a divenire più professionale e ad affermarsi sul mercato.
Scopriamo quali sono gli scopi per cui si dovrebbe implementare tale tecnologia, i vantaggi che questa produce e gli altri aspetti chiave di tale strumento.

Cos’è un software ERP?

Il software Enterprise Resource Planning, definito anche programma gestionale dell’impresa o semplicemente ERP, è un sistema grazie al quale si ha l’occasione di tenere sotto controllo tutta la mole di dati che, generalmente, comportano delle accurate fasi di studio atte a comprendere la situazione aziendale e migliorarla.
Questo programma ingloba a sè diverse tipologie di funzioni come, per esempio, il software per la gestione contabile oppure quello relativo al magazzino: tutto in un unico posto e gestito da un unico strumento.

Dall’uso di questo software nasce la concreta opportunità di avere sempre sotto controllo l’intera gestione aziendale, quindi adottare tempestivamente delle soluzioni che hanno l’obiettivo di far conseguire determinati risultati con maggior semplicità, semplificare la risoluzione dei problemi e ridurre il rischio di errori.

Gli ERP godono generalmente di un grado di semplicità di utilizzo abbastanza alto (come ad esempio il gestionale Arca Evolution), pertanto è possibile prevenire eventuali errori umani e metterlo a disposizione dell’intero organico aziendale.

La gestione dell’impresa attraverso un software ERP può essere definita come più efficace, snella e soprattutto sicura.

Perchè usare un ERP aziendale

Oltre ai motivi già elencati, è importante considerare che un ERP facilita la realizzazione di nuove strategia mediante le quali è possibile incrementare la produttività e migliorare l’ambiente lavorativo in generale. La differenza sarà evidente nel giro di poche setimane.

Quali vantaggi derivano dall’implementazione del sistema ERP

Tra i numerosi vantaggi, spiccano:

• una migliore organizzazione dei dati
• una maggiore sicurezza nella conservazione dei dati
• un notevole risparmio di tempo (e soldi) grazie alla digitalizzazione del lavoro umano
• l’eliminazione dei costi legati all’errore umano
• la disponibilità di reperire facilmente statistiche e dati analitici utili alla definizione di nuove strategie di business

In sintesi, grazie a una migliore conservazione ed elaborazione dei dati si potrà ottenere una gestione globale imprenditoriale perfetta, dedicando le risorse umane ad attività più strettamente strategiche.

Un classico esempio è quello relativo alla gestione del magazzino: mediante il software ERP è possibile conoscere le movimentazioni di quest’area e quindi rifornire l’impresa delle risorse grazie alle quali può avviare nuovi cicli produttivi, riducendo al minimo l’intervento umano nella fase di controllo giacenze.

Da questo insieme di aspetti scaturiscono poi altri due vantaggi che non bisogna assolutamente sottovalutare, ovvero una maggiore efficienza aziendale e un conseguete incremento del fatturato.
Strettamente collegati tra di loro, questi due aspetti accompagneranno l’azienda attraverso un percorso di rapida evoluzione e crescita globale.