Conservazione sostitutiva fatture elettroniche: come gestirla?

Si sente sempre più spesso parlare della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, ma in cosa consiste praticamente? Essa non è altro che una procedura informatica introdotta da non molto tempo, in grado di sostituire del tutto un documento cartaceo. Questo vuol dire che le aziende non dovranno più preoccuparsi di stampare e conservare pile di documenti. In questo articolo spiegheremo nel dettaglio tutto ciò che riguarda la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

Che cos’è la conservazione sostitutiva fatture elettroniche e perché si applica?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche è stata introdotta con una normativa, che si ritrova nel Codice Civile, dove viene specificato che tutte le scritture contabili ed eventuali fatture, anche elettroniche, devono essere conservate per 10 anni.

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche sempre a proteggere nel tempo tutti i dati informatici e possiede delle caratteristiche che saranno elencate di seguito:

• Integrità: le fatture elettroniche possono rimanere completamente integre, in questo modo si ha la certezza che nessuno abbia potuto modificare il documento.
• Autenticità: i documenti che vengono redatti al computer risultano molto più autentici e sono soggetti a modifiche.
• Leggibilità: la qualità del documento resta comunque molto elevata anche se conservata per tanti anni.
• Sicurezza: al momento le fatturazioni elettroniche sono le più sicure e la visualizzazione è sempre leggibile.
• Reperibilità: i documenti possono essere reperibili facilmente attraverso una semplice ricerca, quindi non si dovranno più possedere dei grandi libri contabili.

Come devono essere conservate le fatture elettroniche?

Con le ultime normative anche le fatture elettroniche devono essere sottoposte a conservazione, ma fortunatamente esistono dei metodi molto semplici ed efficaci da mettere in atto. L’agenzia delle entrate mette a disposizione di tutti un sistema gratuito per la conservazione delle fatture elettroniche, anche se si limita solo a quest’ultime e non include anche i registri e tutti i documenti contabili come prevede la normativa.

In tantissimi casi, le aziende utilizzano dei software che forniscono dei sistemi certificati per la fatturazione elettronica e conservano anche tutti i documenti e le notifiche, come Arca Evolution. Il complesso processo di conservazione, in questo modo, può avvenire in maniera automatica e non c’è bisogno di assumere una persona competente.

Tuttavia, la legge stabilisce che chi possiede una partita IVA deve conservare le fatture elettroniche in documenti: pdf, jpeg o txt.

Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche tramite software di fatturazione

Con l’obbligo della fatturazione elettronica molte aziende di sviluppo dei software hanno messo a punto dei veri e propri programmi di fatturazione che sono in grado di integrare in maniera automatica tutte le ricevute delle fatture ricevute e non solo, con la possibilità di sviluppo personalizzato in base alle esigenze.

In questo modo la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche avviene in maniera automatica e non necessità costantemente dell’intervento dell’utente.

Ogni azienda può decidere se archiviare tutti i documenti attraverso un unico software, oppure avvalersi di più piattaforme specifiche.

Questi software non solo conservano i documenti, ma ne preservano anche i fini legali e quindi risultano validi e sicuri al 100%. Ogni fattura elettronica che viene mandata in conservazione deve necessariamente possedere una firma elettronica, che ha la stessa validità di una firma tradizionale e inoltre deve possedere una marca da bollo temporale per poter risultare totalmente in regola.

Chi è obbligato a conservare le fatture elettroniche?

Per la legge chiunque emetta delle fatture elettroniche deve conservarle a prescindere dal settore in cui opera. Tuttavia sono stati identificati alcuni proprietari di aziende, in possesso di regolare partita IVA, che sono stati esonerati dall’obbligo di conservare le fatture elettroniche:

• Tutte le associazioni sportive dilettantistiche che in un anno hanno guadagnato una cifra complessiva fino a 65.000 euro.
• Medici, infermieri e gli operatori sanitari se già hanno trasmesso i dati al sistema di Tessera Sanitaria.
• Le imprese che fatturano servizi destinati a persone che non sono residenti in Italia o extra-comunitari.
• Tutti i piccoli produttori agricoli che possiedono una piccola impresa.
• Lavoratori che operano nel regime forfettario.
• Lavoratori che operano nel regime di vantaggio.

Le categorie su cui non vige un obbligo bisogna necessariamente elencarle siccome molte aziende possono trovarsi in una sorta di limbo e non sapere cosa fare. Ad ogni modo tutti gli altri professionisti che non appartengono ai settori sopra citati, hanno l’obbligo di conservare tutte le fatture elettroniche.

Conclusione

La fatturazione elettronica non diminuisce la mole di lavoro delle aziende, ma la gestione può essere di gran lunga semplificata. La digitalizzazione dei documenti porta con sé moltissimi vantaggi, soprattutto se si parla di grandi realtà in cui le fatture da gestire sono veramente tante. Infine, anche i costi vengono dimezzati in quanto non bisogna stampare alcun documento.